Assistant administratif en CDD (H/F)

Le service culturel, au sein de la Direction des affaires culturelles et de la jeunesse, gère le Cinéma, la Scène Prévert et les événements culturels municipaux. Il est composé de 8 agents : un responsable, un coordinateur logistique, une coordinatrice administrative, trois régisseurs techniques, une hôtesse de billetterie et une ouvreuse.

 

L’assistant administratif est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service, et ses principales missions et activités sont les suivantes :

  • Assurer l’assistance administrative et financière :
    • Assurer l’accueil téléphonique et physique ponctuel des publics ;
    • Gérer le secrétariat courant (courrier, classement, mise sous pli, gestion et orientation des demandes, demandes de locations de la salle, etc…) ;
    • Effectuer les demandes de devis, les commandes, les bons de commandes et assurer le suivi des factures ;
    • Suivi de la comptabilité du service ;
  • Assurer l’assistance billetterie spectacles
    • Suivre les états de vente des spectacles ;
    • Coordonner l’approvisionnement des places (site de la Ville, Billetreduc, quotas partenaires, listes d’attente) ;
  • Participer aux manifestations culturelles
    • Suivre et gérer les contacts avec les prestataires et les partenaires ;
    • Préparer les réunions thématiques ;
    • Intervenir en soutien sur la logistique (accrochage, installation, mis en place, etc…) ;
    • Assurer une présence ponctuelle les jours d’événements pour la coordination et la bonne mise en œuvre des manifestations.

 

Les compétences requises :

  • Savoirs :
    • Expérience en secrétariat ou assistance de direction appréciée
    • Bonne connaissance de la gestion administrative et budgétaire en collectivité
    • Curiosité et intérêt pour les domaines culturel et artistique
  • Savoirs faire :
    • Maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants (word, excel, powerpoint, open office)
    • Rigueur, implication et sens de l’organisation
    • Polyvalence et réactivité
  • Savoirs être :
    • Sens du travail en équipe
    • Sens de la communication

 

Les conditions d’exercice du poste :

  • Poste non permanent à pourvoir dès que possible par voie contractuelle (CDD de 6 mois)
  • Poste à temps non complet à raison de 18 heures par semaine, du lundi au mercredi, avec possibilité de modification du planning selon les nécessités de service
  • Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
  • Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de Ville
  • Politique active en matière de prévention et de formation
  • Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
  • Lieu d’exercice des fonctions : Hôtel de Ville – 23 rue de Paris – 94340 Joinville-le-Pont