Sous l’autorité du responsable de service, au sein d’une équipe de 5 agents, vos principales missions et activités sont les suivantes :

1/ Assurer le suivi administratif et financier des opérations relevant du service :

• Participer à l’élaboration du budget informatique et en assurer le suivi en lien avec le responsable de service et le service des finances
• Assurer un reporting budgétaire régulier par la tenue de tableau de bord
• Rechercher les subventions, préparer les dossiers, rédiger et suivre les conventions

• Participer à la préparation et à la rédaction des marchés publics du service
• Suivre la passation et la notification des commandes et marchés passés directement par le service
• Gérer les demandes de devis du service en lien avec les agents de la DSI concernés
• Saisir les bons de commande dans le progiciel financier
• Assurer le suivi des échéances de contrats de la collectivité
• Saisir les engagements comptables et assurer leur suivi
• Assurer le suivi des bons de livraisons et d’intervention et communiquer les informations relatives à ces documents aux agents de la DSI concernés
• Vérifier les services faits en relation avec les agents de la DSI concernés
• Recenser les contrats de maintenance et saisir dans l’outil de suivi GLPI, en relation avec le chef de service TIC.
• Assurer le suivi et le renouvellement des contrats de maintenance
• Assurer la gestion des consommables et optimiser leurs suivis : Gestion des commandes et stock tampon de consommables (DVD, clef USB, cartouches …)

• Suivre et mettre à jour les inventaires et des stocks dans GLPI et les progiciels comptables et financiers
• Enregistrer les garanties dans GLPI
• Suivre les SAV du matériel en coordination avec les techniciens du service
• Assurer le suivi des commandes d’équipements et de fournitures informatiques du service
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents)

• Tenir et alimenter les tableaux de bord de l’activité du service
• Mettre à jour l’annuaire téléphonique et le LDAP
• Assurer l’interface avec les services supports (RH, finances, commande publique), en lien avec le responsable de service

2/ Accueil et assistance support (helpdesk) :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DSI
• Matérialiser des demandes d’intervention sur l’outil de Helpdesk (GLPI) en les hiérarchisant par ordre de priorité
• Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Conseiller les usagers et les agents sur les procédures
• Alimenter et éditer un tableau de bord des interventions

3/ Assurer des tâches administratives diverses :

• Rédiger des notes, des courriels et des courriers divers en réponse aux usagers, prestataires, autres services et partenaires de la collectivité
• Prendre en charge la réalisation des documents administratifs nécessaires à la réforme des matériels en lien avec le service des finances
• Rédiger les procédures administratives et financières nécessaires à la bonne administration du service
• Mettre à jour les répertoires des serveurs de fichiers de la DSI et des procédures partagés
• Mettre en forme les outils et les supports documentaires internes (guide des bonnes pratiques informatiques, guide utilisateur applicatif.)
• Assurer et centraliser l’archivage et le classement de l’ensemble des documents administratifs, techniques et financiers du service

Les compétences requises :

• Savoirs :
  • Connaissances de base de la règlementation de la commande publique et de la comptabilité publique,
  • Connaissances de l’environnement territorial
• Savoirs faire :
  • Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, messagerie et des progiciels métiers CIRIL Finances et GLPI
  • Rigueur, organisation, réactivité et gestion des priorités
  • Autonomie et prise d’initiative
• Savoirs être :
  • Grand sens de la discrétion et respect de l’obligation de secret professionnel
  • Courtoisie, sens de l’écoute et aptitudes relationnelles
  • Sens du travail en équipe

Les conditions d’exercice du poste :

• Poste permanent à pourvoir dès que possible par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
• 38 heures de travail hebdomadaires générant 18 jours RTT
• Horaires de travail fixes « classiques »
• Télétravail possible 1 jour
• Rémunération statutaire, RIFSEEP avec CIA, prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
• Politique active en matière de prévention et de formation
• Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
• Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville
• Lieu d’exercice des fonctions : Mairie – 23 rue Paris – 94340 Joinville-le-Pont