Assistant administratif et financier (H/F)

Sous l’autorité du responsable de service, au sein d’une équipe de 5 agents, vos principales missions et activités sont les suivantes :

 

1/ Assurer le suivi administratif et financier des opérations relevant du service :

  • Participer à l’élaboration du budget informatique et en assurer le suivi en lien avec le responsable de service et le service des finances
  • Assurer un reporting budgétaire régulier par la tenue de tableau de bord
  • Rechercher les subventions, préparer les dossiers, rédiger et suivre les conventions

 

  • Participer à la préparation et à la rédaction des marchés publics du service
  • Suivre la passation et la notification des commandes et marchés passés directement par le service
  • Gérer les demandes de devis du service en lien avec les agents de la DSI concernés
  • Saisir les bons de commande dans le progiciel financier
  • Assurer le suivi des échéances de contrats de la collectivité
  • Saisir les engagements comptables et assurer leur suivi
  • Assurer le suivi des bons de livraisons et d’intervention et communiquer les informations relatives à ces documents aux agents de la DSI concernés
  • Vérifier les services faits en relation avec les agents de la DSI concernés
  • Recenser les contrats de maintenance et saisir dans l’outil de suivi GLPI, en relation avec le chef de service TIC.
  • Assurer le suivi et le renouvellement des contrats de maintenance
  • Assurer la gestion des consommables et optimiser leurs suivis : Gestion des commandes et stock tampon de consommables (DVD, clef USB, cartouches …)

 

  • Suivre et mettre à jour les inventaires et des stocks dans GLPI et les progiciels comptables et financiers
  • Enregistrer les garanties dans GLPI
  • Suivre les SAV du matériel en coordination avec les techniciens du service
  • Assurer le suivi des commandes d’équipements et de fournitures informatiques du service
  • Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents)

 

  • Tenir et alimenter les tableaux de bord de l’activité du service
  • Mettre à jour l’annuaire téléphonique et le LDAP
  • Assurer l’interface avec les services supports (RH, finances, commande publique), en lien avec le responsable de service

 

2/ Accueil et assistance support (helpdesk) :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DSI
  • Matérialiser des demandes d’intervention sur l’outil de Helpdesk (GLPI) en les hiérarchisant par ordre de priorité
  • Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
  • Conseiller les usagers et les agents sur les procédures
  • Alimenter et éditer un tableau de bord des interventions

 

3/ Assurer des tâches administratives diverses :

  • Rédiger des notes, des courriels et des courriers divers en réponse aux usagers, prestataires, autres services et partenaires de la collectivité
  • Prendre en charge la réalisation des documents administratifs nécessaires à la réforme des matériels en lien avec le service des finances
  • Rédiger les procédures administratives et financières nécessaires à la bonne administration du service
  • Mettre à jour les répertoires des serveurs de fichiers de la DSI et des procédures partagés
  • Mettre en forme les outils et les supports documentaires internes (guide des bonnes pratiques informatiques, guide utilisateur applicatif.)
  • Assurer et centraliser l’archivage et le classement de l’ensemble des documents administratifs, techniques et financiers du service

 

 

Les compétences requises :

  • Savoirs :
    • Connaissances de base de la règlementation de la commande publique et de la comptabilité publique,
    • Connaissances de l’environnement territorial
  • Savoirs faire :
    • Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, messagerie et des progiciels métiers CIRIL Finances et GLPI
    • Rigueur, organisation, réactivité et gestion des priorités
    • Autonomie et prise d’initiative
  • Savoirs être :
    • Grand sens de la discrétion et respect de l’obligation de secret professionnel
    • Courtoisie, sens de l’écoute et aptitudes relationnelles
    • Sens du travail en équipe

 

 

Les conditions d’exercice du poste :

  • Poste permanent à pourvoir dès que possible par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
  • 38 heures de travail hebdomadaires générant 18 jours RTT
  • Horaires de travail fixes « classiques »
  • Télétravail possible 1 jour
  • Rémunération statutaire, RIFSEEP avec CIA, prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
  • Politique active en matière de prévention et de formation
  • Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
  • Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville
  • Lieu d’exercice des fonctions : Mairie – 23 rue Paris – 94340 Joinville-le-Pont