Assistant en charge des évènements municipaux (H/F)

Rattaché à la direction de la communication, l’assistant en charge des évènements municipaux assure la préparation et le bon déroulement des manifestations. Ce poste demande de l’organisation et de la méthode. Il faut pouvoir gérer également les imprévus.

 

Les missions :

Gestion des Associations :

  • Constitution des dossiers administratifs, courriers, étude des projets…,
  • Prise de contact et accueil des membres des associations,
  • Tenue du listing des associations,
  • Tenue du planning des salles des associations.

 

Gestion des évènements de la Ville rattachés au Cabinet du Maire : Joinville ville fleurie, Nouveaux Joinvillais, Cérémonie des Jeunes diplômés, Médailles du travail, Banquet des Séniors, Vœux à la Population, Brocantes, Troc vert, Anciens combattants, Décorations de Noël Hall et Parvis, Vœux au Personnel, Barbecue du Personnel,  Noël des enfants du personnel, Vœux aux Forces de sécurités, ainsi que tous les vœux rattachés au Cabinet du maire, etc…..

  • Service pour les cocktails en fonction des évènements,
  • Préparation, présentation, composition et décoration des salles et des buffets lors des manifestations et vœux,
  • Responsable de l’organisation de la cérémonie des Jeunes diplômés,
  • Responsable de l’organisation du Troc Vert,
  • Participation, création et réalisation de divers projets portés par le cabinet du Maire,
  • Préparation des Brocantes de la Rue de Paris avec l’association atelier 55,
  • Préparation planification en interne des manifestions.

 

Création de dossiers de synthèse Préfecture pour  le plan Vigipirate renforcé des cérémonies gérées par le Cabinet du Maire

 

Gestion du planning des salles :

  • Accueil téléphonique et physique du public dans le cadre des locations de salles et constitution de dossiers,
  • Envoi des courriers de confirmation de salles et mémoire,
  • Encaissement Régie recettes des salles (suppléante).

 

Accueil du Public (physique et téléphonique) :

  • Préparation des dossiers relatifs aux médailles du travail,
  • Accueil des nouveaux Joinvillais,
  • Prise de rendez-vous pour les prestataires.

 

Suivi administratif :

  • Envoi des courriers en publipostage,
  • Constitution et suivi des dossiers,
  • Contacts téléphoniques,
  • Rédaction et suivi des courriers,
  • Prise de notes et rédaction de compte rendu des réunions,
  • Vérification des arrivées de livraisons en coordination avec la logistique Office,
  • Traitement des demandes techniques et informatiques pour le compte de la direction,
  • Capacité à relayer les informations et les consignes transmises par sa Hiérarchie.

 

Suivi budgétaire :

  • Exécution des Bons de commande sur Ciril Finance,
  • Suivi du Budget en binôme,
  • Tenue et Suivi des fiches budgétaires.

 

Les compétences et qualités requises :

  • Sens de la confidentialité,
  • Savoir travailler en équipe,
  • Maitrise des techniques de secrétariat,
  • Capacités de rédaction des courriers,
  • Sens de l’accueil et de la communication avec le public,
  • Sens de l’organisation, réactivité,
  • Respect du planning et du budget,
  • S’investir dans son travail.

 

Les conditions particulières de l’exercice du poste :

  • Poste permanent à pourvoir dès que possible par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
  • 38 heures de travail hebdomadaires générant 18 jours RTT
  • Plages horaires de travail relativement étendues, y compris le soir, week-ends et jours fériés.
  • Rémunération statutaire, RIFSEEP avec CIA, prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables
  • Politique active en matière de prévention et de formation
  • Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
  • Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville
  • Lieu d’exercice des fonctions : Hôtel de Ville 23 rue de Paris   94340 JOINVILLE LE PONT