Officier d’Etat-Civil

Les missions et activités

Placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Guichet Unique ou de son adjointe et en liaison fonctionnelle permanente avec l’ensemble des services communaux, les usagers et les partenaires institutionnels, l’officier d’état-civil a pour mission d’assurer l’accueil des usagers de l’Hôtel de Ville ainsi que le traitement des demandes reçues dans sa spécialité dans le cadre de cet accueil.

 

Dans ce cadre, ses principales activités sont les suivantes :

  • Accueillir, conseiller et accompagner les usagers dans la réalisation de leurs démarches d’état-civil et/ou d’affaires générales, quel que soit le canal de contact utilisé : accueil physique, téléphonique, virtuel et courrier
  • Traiter plus finement les demandes « état-civil » : naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS, mise à jour des registres d’état-civil, changement de prénom, COMEDEC…
  • Apporter une réponse aux demandes des usagers
  • Etre le lien privilégié entre les usagers et tous les autres services communaux
  • Participer au maintien du bon niveau d’accueil de la collectivité

 

A certains moments-clé de l’année :

  • Participer à l’organisation des scrutins électoraux, de la campagne annuelle de recensement…

 

 

Les compétences requises

  • Savoirs :
    • Connaissance de l’environnement territorial et municipal
    • Connaissance en droit civil
  • Savoirs faire :
    • Savoir utiliser l’informatique/utilisation aisée de l’informatique. La connaissance des progiciels : Virtuose, Mélodie, Adagio, Maestro… est un plus.
    • Polyvalence et réactivité
    • Organisation et rigueur
    • Capacité à gérer des dossiers en urgence et/ou confidentiels
    • Bonne expression orale et écrite
  • Savoirs être :
    • Sens de l’écoute et de la communication
    • Disponibilité et diplomatie
    • Goût de la transversalité et du travail en équipe
    • Discrétion professionnelle

 

 

Les conditions particulières de l’exercice du poste

  • Accueil du public.
  • Rotation journalière sur les différentes positions de travail du guichet (primo-accueil, guichets, back-office et cellule téléphonique) en fonction de plannings établis à l’avance
  • Travail le samedi matin, en équipe réduite par rotation
  • Travail éventuel le samedi après-midi pour la célébration des mariages
  • Fonctionnement en 2 équipes tournantes du lundi au vendredi, avec temps de préparation et de rangement intégrés :

 

Equipe A                                           Equipe B

Lundi 8h15-12h30/13h30-17h                       Lundi 9h-12h30/13h30-18h15

Mardi 7h45-12h/13h-16h30                           Mardi 9h15-13h/14h-18h15

Mercredi 8h15-12h30/13h30-17h                 Mercredi 9h-12h30/13h30-18h15

Jeudi 8h15-12h30/13h30-15h30*                  Jeudi 9h-12h30/13h30-15h30*

Vendredi 8h15-12h30/13h30-16h45             Vendredi 9h15-12h30/13h30-17h15

 

Samedi 8h45-13h15

*temps de réunion/le service sera fermé au public le jeudi après-midi

 

  • Contrat à Durée Déterminée (CDD) 6 mois (janvier 2020-juin 2020)
  • Lieu d’exercice des fonctions :          Mairie de Joinville

23 rue de Paris

94340 JOINVILLE LE PONT