Afin de piloter et mener à bien l’observation, l’évaluation et les évolutions du Guichet Unique mis en place en 2019 et doté d’une équipe dynamique, renouvelée, impliquée et volontaire, Joinville le Pont recherche son futur responsable du guichet unique.

Rattaché à la Directrice générale adjointe aux Services à la population, le responsable du Guichet unique (GU) pilote la politique de relation usagers de la collectivité, l’activité du service et manage l’équipe du GU composée de 15 agents : 1 responsable adjoint, 1 régisseur, 10 conseillers relations citoyens, 2 appariteurs et 1 agent chargé du gardiennage de l’Hôtel de Ville.

Dans ce cadre, il assure l’organisation, la supervision et la coordination du travail des agents et veille à la mise en œuvre des moyens logistiques, financiers et humains pour conduire l’activité.

A ce titre, ses principales missions et activités sont les suivantes :

• Pilotage et management de l’équipe :
  • Donner les consignes de travail dans le respect des procédures du service et des besoins de la collectivité, animer les réunions, superviser les officiers d’état-civil et les agents participant aux célébrations de mariages, résoudre les conflits, effectuer les entretiens ponctuels et les évaluations annuelles ;
  • Optimiser les ressources nécessaires à l’activité du service ;
  • Fédérer l’équipe pour que chacun gagne en autonomie et en expertise ;
  • Développer les compétences des collaborateurs directs ;
  • Intégrer et former les nouveaux arrivants (formations génériques, évolutions réglementaires, applications métier, etc…) ;
  • Initier les recrutements validés, en lien avec la DRH ;
  • Assurer la communication ascendante et descendante, ainsi qu’un reporting adapté ;
  • Développer le GU, notamment en se déplaçant avec l’équipe dans d’autres structures d’accueil du public et de renseignement à l’usager, s’inspirer des méthodes innovantes du design de service public ;
• Gestion de la relation à l’usager :
  • Dans le cadre de la modernisation de l’action publique, manager la qualité et la fiabilité de la réponse aux usagers, notamment via la GRU, en pilotant et en déployant un management transversal de la qualité envers les services contributeurs, ainsi que des indicateurs pertinents ;
  • Gérer les réclamations en lien avec les services compétents ;
  • Gérer les réclamations complexes et délicates ;
  • Identifier les dysfonctionnements, rechercher et mettre en œuvre des solutions en accord avec la DGA ;
  • Etre force de proposition d’amélioration de l’organisation du travail et des locaux en créant et pilotant au besoin une instance collaborative dédiée ;
  • Créer et animer un réseau de responsables de guichets uniques, visant ainsi l’échange de pratiques, anticiper les évolutions sur le domaine notamment ;
• Gestion des dossiers spécifiques et complexes :
  • Consolider la transversalité avec les services experts ;
  • Suivre particulièrement le traitement des dossiers avec le secteur scolaire et périscolaire ;
  • Moderniser le standard et développer avec l’équipe un outil de base de connaissance
  • Moderniser le traitement du courrier ;
  • Elaborer et suivre le budget ;
  • Veiller au respect des règles du service public.
• Gestion des cellules expertes « état-civil », « élections » et « affaires générales » :
  • Mettre à jour la base de connaissance du service dans les domaines de l’état-civil, des élections, et des affaires générales ;
  • Veiller à la bonne exécution des formalités administratives et d’état-civil ;
  • Assurer la veille réglementaire et juridique ;
  • Piloter l’organisation des élections : gestion des listes, organisation des commissions, gestion administrative et matérielle des scrutins, relation avec les services de la Préfecture ;
• Au sein du collectif de cadres de la DGA services à la population :
  • Proposition de projets en transversalité ;
  • Proposer des évolutions du travail collaboratif.

Les compétences requises :

• Savoirs :
  • Connaissance de l’organisation administrative, du territoire et des métiers de la Ville
  • Connaissance des enjeux et des métiers de la relation usagers dans les collectivités
  • Bonne compréhension des procédures RH, financières et budgétaires
• Savoirs faire :
  • Capacité à conduire et à manager des équipes,
  • Techniques d’animation managériale d’un collectif de collaborateurs
  • Culture du mode projet acquise et connaissance ou intérêt pour les méthodes innovantes
  • Autonomie et capacité d’initiative, réactivité dans l’urgence
  • Maîtrise des outils informatiques bureautique, web et grande capacité d’acquisition (principaux logiciels utilisés : suites logicielles Arpège, INSER, Web délib, Horoquartz, ANTS, Ciril Finances, Comedec, PECOTO, DGFip, etc.)
• Savoirs être :
  • Curiosité, dynamisme, empathie
  • Travailler en transversalité
  • Sens du service public,
  • Pédagogue et fédérateur
  • sens de l’organisation, excellent relationnel
  • Sens du travail en équipe

Les conditions d’exercice du poste :

• Poste permanent à temps complet à pourvoir dès que possible par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
• 38 heures de travail hebdomadaires, selon des horaires compatibles avec la continuité du service public, 18 RTT ou 39 heures et 23 RTT – Possibilité de télétravail
• Travail sur écran et accueil du public
• Rémunération statutaire, RIFSEEP avec CIA, prime annuelle versée en 2 fois, forfait Mobilités durables
• Politique active en matière de prévention et de formation
• Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
• Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville
• Lieu d’exercice des fonctions : Hôtel de Ville – 23 rue Paris – 94340 Joinville-le-Pont