La commune de Joinville-le-Pont est une collectivité à taille humaine, aux projets variés et innovants.

Le service des affaires juridiques et des assurances, composé de 3 personnes, participe à l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances, à la rédaction d’actes juridiques, accompagne les services dans l’aide à la décision, gère les sinistres et les relations avec les assurances et traite les contentieux de la collectivité.

Au sein de cette organisation, le chargé des assemblées est, à titre principal, chargé du fonctionnement des instances, avec des objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Il assure également d’autres missions transversales, telles que la prise en charge des actes transmissibles au contrôle de légalité et la gestion des sinistres.

Les principales missions et activités :

• Organiser et suivre les instances de la commune et du CCAS (commissions, conseil municipal, conseil d’administration du CCAS, CCSPL, etc..) :
  • Coordonner avec la direction générale et les services opérationnels le processus de préparation des débats et décisions des assemblées, élaborer le planning des instances, et les rétro-plannings ;
  • Veiller au respect des rétro-plannings par l’ensemble des services ;
  • Élaborer en collaboration avec les services, les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires aux instances ;
  • Assister et accompagner les services pour la rédaction des délibérations : correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes…) sur le logiciel métier ;
  • Rédiger quelques délibérations, notamment le compte rendu des décisions prises dans le cadre de la délégation donnée au maire par le conseil municipal ;
  • Vérifier et constituer les dossiers pour les membres des instances ;
  • Produire et contrôler l’envoi des convocations et des dossiers (en grande partie dématérialisée) ;
  • Procéder aux affichages ;
  • Assurer l’organisation matérielle des séances du conseil (réservation de salle, matériel, enregistrement…) ;
  • Gérer en séance les pouvoirs, prises des résultats de vote ;
  • Intégrer dans le logiciel métier les informations diverses relatives à la séance (heures de fin et de début, les pouvoirs, etc…) et finaliser les délibérations (avis, vote, modifications éventuelles, etc…) afin d’en assurer la télétransmission au contrôle de légalité, l’affichage ou la notification ;
  • Rédiger et mettre en forme les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils, et assurer leur diffusion ;
  • Gérer le contrat et les relations avec la société en charge de la retranscription des séances.
• Sécuriser, rendre exécutoire les actes et assurer leur suivi (arrêtés, délibérations et conventions) :
  • Participer à la rédaction d’arrêtés municipaux suivant des modèles, principalement les arrêtés de délégation de signature, de régie, de débits de boisson, ou relatifs aux ERP ;
  • Contrôler les actes de la collectivité et assurer leurs transmissions au contrôle de légalité (arrêtés, conventions…) et leur affichage ou leur notification ;
  • Suivre l’exécution de toutes les conventions après signature pour garantir leur renouvellement le cas échéant ;
  • Constituer les recueils des actes administratifs et les registres des délibérations et des arrêtés ;Assurer le classement et l’archivage des documents ;
  • Assurer l’affichage des documents d’autorité tierce notamment la préfecture et établir le certificat d’affichage ;
  • Participer à la veille juridique et réglementaire.
• Administrer le logiciel métier Webdelib :
  • Assurer la « hot line » informatique sur l’application pour assister les services ;
  • Créer, modifier et supprimer les différents modèles générés par le logiciel notamment des délibérations, arrêtés et des profils informatiques des services instructeurs… en lien avec l’administrateur du service Informatique et le prestataire extérieur ;
  • Former les utilisateurs des différents services de la collectivité.
• Gérer les assurances :
  • Suivre et renouveler les contrats d’assurance en lien avec le prestataire ;
  • Gérer les sinistres et assurer leur suivi ;
  • Assurer le suivi et l’évolution des fiches procédures ;
  • Conseiller et assister la direction générale dans l’évaluation et la prévention des risques assurés.
• Gérer les archives municipales :
  • Recevoir les demandes des services et assurer la communication des dossiers ;
  • Inscrire sur un registre les mouvements (entrée et sortie) ;
  • Recevoir les versements d’archives des services, les numéroter par ordre chronologique
  • Organiser l’archivage annuel des documents ;
  • Organiser l’élimination annuelle des documents ;
  • Gérer le contrat avec la société prestataire pour l’archivage.

Les compétences et qualités requises :

• Savoirs :
  • Bac + 3/4 en droit public ou expérience significative sur un poste similaire
  • Connaître les règles juridiques relatives aux instances et être en mesure de les appliquer
  • Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales
• Savoirs faire :
  • Capacité à organiser et contrôler son travail de manière autonome
  • Utiliser l’outil informatique : Webdelib, Word, Libre office, Excel, Internet…
  • Capacité relationnelles et à communiquer avec tous types de publics : usagers, directeurs, responsables de service, élus…
  • Capacité à s’adapter aux situations d’urgence et à respecter les délais
  • Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Savoirs être :
  • Rigueur et méthode
  • Confidentialité
  • Discernement

Les conditions particulières de l’exercice du poste :

• Poste permanent à temps complet à pourvoir dès que possible
• 37 heures de travail hebdomadaires avec nécessité d’être disponible après 18h pour assister aux séances du Conseil municipal (une fois par trimestre)
• Travail sur écran
• Rémunération statutaire, régime indemnitaire et prime annuelle versée en 2 fois
• Politique active en matière de prévention et de formation
• Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance
• Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville
• Lieux d’exercice des fonctions : Mairie – 23 rue Paris – 94340 JOINVILLE-LE-PONT